Wie sicher ist meine angemietete Bürofläche?

Rasch expandierende Unternehmen benötigen oft zur Überbrückung kurzfristig Büroflächen, denn ein Neubau von bedarfsdeckenden Arbeitsflächen benötigt entsprechend viel Zeit. Hierzu mieten dann solche Unternehmen gerne für die Interimszeit  in gewerblichen Immobilen Büroflächen an.

Bei Anmietungen von Büroflächen in Hochhäusern gibt es jedoch einige Punkte, welche unter dem Aspekt der Sicherheit zu betrachten sind. Hierzu sind u.a. folgende Fragen zu klären:

  1. Welche sicherheitstechnische Ausrüstung ist im Gebäude vorhanden? Kann diese mitgenutzt werden?
  2. Wie sieht die Nutzung eines im Gebäude integrierten Parkhauses aus?
  3. Welche Funktion erfüllt der Empfang im Foyer z.B. in einem Hochhaus?
  4. Wie sind die Anlieferungsbereiche gestaltet und wer bewegt sich da drin?
  5. Wie sehen Personenbewegungen innerhalb des Gebäudes aus? Wie sieht die Besucherregelung aus?
  6. Welche gebäudetechnische Ausstattung ist in der anzumietenden Bürofläche (Türen, Fenster, Räumlichkeiten etc.) vorhanden?
  7. Technische Ausrüstung des Gebäudes hinsichtlich der Versorgung (Strom, Klima, IT, etc.)
  8. Was muss ein Unternehmen mit Sicherheitsanforderungen (z.B. IT-Unternehmen, Entwicklungsunternehmen, Finanzunternehmen etc.) beachten.

Serviceorientiert, aber nicht Sicherheitsorierentiert

Da es in Hochhäusern meist eine Vielzahl von Unternehmen mit unterschiedlichen Sicherheitsempfinden gibt, ist es schwierig für ein oder zwei Unternehmen mit einem entsprechend  hohen Sicherheitsbedarf die notwendige Sicherheit in den vorgelagerten Gebäudebereiche (Aufzugsbereiche, Anlieferungsbereich, Nottreppenhäuser, Terrassen etc.) zu gewährleisten.

In den meisten Fällen haben die Mitarbeiter des Empfangs, welcher sich im Foyer des Gebäudes befindet, empfangstechnische Aufgaben, wie z. B. Besucherregistrierung, Telefondienste etc. und nehmen in der Regel deshalb keine Sicherheitsaufgaben wahr. Meist wird durch den Vermieter versucht, Sicherheitsbelange durch technische Maßnahmen zu lösen. Hierzu zählen elektronische und mechanische Zutrittskontrollanlagen (Drehsperren, etc.),  Kameraüberwachungssysteme oder auch Einbruchmeldeanlagen für wichtige technische Gebäudebereiche.

Kameraaufzeichnungen dienen dabei eher als Beweismittel für die Polizei, nachdem es zu einem Ereignisfall gekommen ist. Sie werden in den wenigsten Fällen für präventive Überwachungsmaßnahmen eingesetzt, um mögliche kriminelle Vorfälle abzuwehren.

Welche Sicherheitsgrundausstattung ist im Gebäude schon vorhanden?

Um die notwendige Sicherheit für angemietete Büroflächen zu schaffen bedarf es einer entsprechende Eigeninitiative des  Mieter selbst. Gebäude und zukünftige Mietflächen sind in Punkto Sicherheit zu überprüfen und zu analysieren. Dabei wäre es sinnvoll ein entsprechendes Sicherheitskonzept, welches die technisch, organisatorischen sowie auch die personellen Maßnahmen abdeckt,  zu erstellen.

Gewisse Maßnahmen sind mit dem zukünftigen Vermieter zu besprechen und zu klären. Vielleicht ist schon vermieterseitig eine Grundausstattung der notwendigen Sicherheit vorhanden, welche -vertraglich- geregelt, ein Teil der eigenen Sicherheitsanforderungen abdeckt.

Geringe Nachkosten durch gute Planung

Unternehmen mit entsprechenden Sicherheitsanforderungen werden in der Regel durch die eigene Revisionsabteilungen oder durch externe Institutionen in Punkto Sicherheit überprüft.

Büromietflächen, welche einen gewissen Grad von Sicherheit aufweisen müssen, sind für prüfende Compliance-Abteilungen Objekte, auf die man gerne ein Augenmerk legt. Denn für solche Mietflächen, welche in der Regel zeitnah benötigt und auch nur für einen gewissen Zeitraum angemietet werden, steht wenig Zeit für eine Planung zur Verfügung.  Somit können sich Fehler in Form von Sicherheitslücken  einschleichen, die bei einer Prüfung an die Oberfläche gelangen können. Eine nachträgliche Mitigation dieser Lücken ist unter Umständen sehr kostenintensiv.

Im Vorfeld erstellte Sicherheitskonzepte oder auch Sicherheitschecklisten mit vordefinierten Sicherheitsstandards schließen mögliche Sicherheitslücken. Diese Lücken können vor dem Einzug auf die Büroflächen gut eliminiert werden.

Fazit

Wie überall spielt auch beim Thema Sicherheit gute Planung eine wichtige Rolle. Hierbei sind aber nicht nur die technischen Belange zu berücksichtigen, sondern auch organisatorische Strukturen und personeller Einsatz, welche dann zusammen die  optimale Sicherheit für das Unternehmen darstellen.

Sollten Sie zum Thema SICHERHEIT Fragen haben, so können Sie gerne eine Mail senden (klicken Sie auf das Symbol):

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Sicherheitsberater / Security Consultant bei Gerhard Link Sicherheitsberatung (GLS)
Über 20 Jahre Wissen im Bereich der Sicherheitsberatung / Over 20 years Knowledge in the field of security consulting
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