Mittelständische Unternehmen, welche international operieren, benötigen neben einem gute Reisemanagement ein dazugehörendes Sicherheitsmanagement. Hier bin ich auf das Konstanzer Unternehmen „Exop“ gestoßen, welche einen entsprechenden Service der Reisesicherheit anbietet und KMU’s dabei entlastet.
„Bei mehr als der Hälfte aller Unternehmen ist das Thema Reisesicherheit im Aufgabenbereich des Travel Managements angesiedelt.“
Die Notwendigkeit von Reisesicherheitsmaßnahmen ist unstrittig. Sicherheitsrelevante oder medizinische Vorfälle beeinträchtigen den Erfolg von Auslandsreise oder führen sogar zum Abbruch. Die Folgen für die betroffenen Mitarbeiter und für das Unternehmen können aber erheblich sein. Zu erwähnen sind neben individuellen Folgen für Leib, Leben und Gesundheit der Reisenden die Kosten für erforderliche Notfallmaßnahmen, wirtschaftliche Einbußen und Reputationsschäden. Vorbereitende sowie begleitende Sicherheitsmaßnahmen und belastbare Notfallprozesse können die Risiken wirksam minimieren, Folgen und auch Kosten von Vorfällen mindern und das Sicherheitsgefühl der Mitarbeiter erhöhen.
Um Reiserisiken zu managen betreiben große Unternehmen ganze Sicherheitsabteilungen. Anders sieht es bei Mittelständlern aus, hier ist vielfach das Travel Management für Sicherheit auf Geschäftsreisen verantwortlich. Das Thema beim Travel Management anzusiedeln ist naheliegend, sollten doch entsprechende Maßnahmen in den etablierten Entsendeprozess integriert werden. Aber wie kann ein Travel Manager Vergleichbares leisten, wie eine eigens zu diesem Zweck eingerichtete Sicherheitsabteilung?
Um Mitarbeiter vor einer Auslandsentsendung präventiv informieren zu können, bedarf es der genauen Kenntnis der Reiserisiken im Zielland. Allerdings unterscheidet sich die Sicherheitslage von Land zu Land erheblich und verändert sich ständig. Ein Blick auf die Website des Auswärtigen Amtes reicht hierzu nicht aus. Spezialisierte Dienstleister bieten daher professionelle Länder- und Städtedatenbanken an, die Travel Manager
Aber nicht jede Länderdatenbank ist für die Nutzung durch Travel Manager geeignet. Die Informationen müssen immer auf dem aktuellsten Stand sein, es sollten Sicherheitsrisiken und medizinische Risiken gleichermaßen dargestellt werden. Die Länderinformationen sollten exportiert werden können und bestenfalls nicht nur in Englisch sondern auch in deutscher Sprache verfügbar sein. Vor allem aber sollten alle Mitarbeiter eines Unternehmens Zugriff auf solch eine Datenbank haben. Eine namentliche Registrierung ausgewählter Mitarbeiter ist nicht praxistauglich.
Denn genau dies ist der Knackpunkt. Reisesicherheitsmanagement kann vom Travel Management durchaus geleistet werden, wenn mit entsprechenden Prozessen und Tools der Aufwand überschaubar gehalten wird. Die Reisenden und Expatriates selbst können hierbei mit in die Pflicht genommen werden, denn nicht nur der Arbeitgeber hat eine Fürsorgepflicht gegenüber dem Arbeitnehmer, sondern umgekehrt hat auch der Arbeitnehmer eine Sorgfaltspflicht gegenüber seinem Arbeitgeber. Stellt der Arbeitgeber, um seinen Informationspflichten nachzukommen, eine Länderdatenbank bereit, kann er vom Arbeitnehmer erwarten, dass dieser das Angebot auch nutzt. Voraussetzung hierfür ist, dass der Arbeitnehmer einfach auf die Datenbank zugreifen kann.
Gleiches gilt bei begleitenden Maßnahmen während einer Reise, für die ein fortlaufendes Monitoring der Lageentwicklungen in den Reiseländern erforderlich ist. Ist ein konsolidiertes Passenger Name Record (PNR) – Tracking im Unternehmen etabliert, kann der Versand von Reisehinweisen, Reisewarnungen und weitere Services automatisiert werden. Basierend auf den PNR-Daten können professionelle Anbieter eine vollumfängliche Betreuung von Reisenden inklusive eines individuellen Monitorings sicherstellen. Mittelständischen Unternehmen ohne PNR-Tracking ermöglichen Anbieter mittlerweile adäquate Online-Lösungen. Reisende können sich hierbei selbstständig für eine Reise registrieren und werden dann in gleicher Form betreut.
Für den Ernstfall sollte als reaktive Maßnahme allen Mitarbeitern eine einheitliche 24/7 Notfallnummer für sicherheitsrelevante, medizinische und auch reiseorganisatorische Vorfälle zur Verfügung stehen. Auch hier bieten Dienstleister weltweite Sicherheitsassistance Services an.
Abschließend lässt sich festhalten, dass keine Sicherheitsabteilung erforderlich ist, um ein professionelles, vollumfängliches und belastbares Reisesicherheitsmanagement in einem Unternehmen zu etablieren. Durch die Nutzung von professionellen Services, Tools und Prozessen, die darauf abgestimmt sind, sich reibungslos in bestehende Organisationsstruktur einzufügen, können Travel Manager die Aufgaben eines Reisesicherheitsmanagers abdecken.
* Quelle: VDR-Geschäftsreiseanalyse 2014
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